Ausgangssituation: Viel zu viele Anrufe, keine Lösung
Telefonie gehört in jeder Praxis zum Alltag – und ist zugleich eine der häufigsten Quellen für Stress und Überlastung.
Ein Kunde kam auf uns zu, weil die bestehende Lösung nicht mehr tragfähig war: eine klassische Telefonanlage mit vier Leitungen. Die Mitarbeitenden führten täglich viele Gespräche, verpasste Anrufe mussten manuell abgearbeitet werden, Homeoffice war nur über Rufumleitungen möglich – und wer zurückrief, zeigte dabei nicht die Praxisnummer, sondern eine private oder Mobilnummer.
Für die Patientinnen und Patienten bedeutete das: Sie kannten mehrere Rufnummern, wussten nicht, wen sie wann erreichen würden – und mussten selbst herausfinden, wie sie zum Ziel kamen. Im Team entstand zusätzlicher Koordinationsaufwand, der unnötig Ressourcen band.
Unsere Lösung: Eine moderne VoIP-Telefonanlage
Unser Vorschlag: die Umstellung auf eine softwarebasierte, professionelle IT-Lösung für Arztpraxen. Keine teuren Geräte. Kein proprietäres System. Stattdessen eine smarte, skalierbare VoIP-Telefonanlage, die sowohl im Praxisalltag als auch im Homeoffice funktioniert – ein Paradebeispiel für nachhaltige Digitalisierung in der Arztpraxis.
Dabei geht es nicht nur um Technik – sondern um praxisnahe IT-Lösungen, die echte Probleme lösen. Wir verbinden IT-Beratung mit Umsetzungskompetenz und sorgen so dafür, dass auch komplexe Anforderungen verständlich, nutzbar und wartbar bleiben.
Die Vorteile einer software Telefon-Anlage im Überblick:
- Keine teuren Endgeräte erforderlich – die Anlage funktioniert über Desktop-App, Webbrowser oder Smartphone-App
- Homeoffice-fähig – Mitarbeitende sind mit ihrer Durchwahl überall erreichbar
- Flexible Anrufverteilung – bei hohem Aufkommen können Kolleginnen und Kollegen gezielt dazugeschaltet werden
- Voicemail, Rückruflisten, Anrufprotokolle – sorgen für strukturierte Nachbearbeitung
- CRM-Anbindung möglich – Anrufe lassen sich z. B. direkt im Patientenverwaltungsprogramm dokumentieren
- Zentrale Konfiguration – kein technischer Aufwand in der Praxis
- Kostentransparenz – keine klassischen Leitungsgebühren, nur ein SIP-Trunk
Warteschleife mit System: Struktur für den Praxisalltag
Ein wesentlicher Bestandteil der Umsetzung war die Einrichtung einer strukturierten Warteschleifen-Logik mit Auswahlmenü (IVR) – speziell abgestimmt auf die Abläufe einer Arztpraxis.
Der Anruffluss wurde so gestaltet, dass Patientinnen und Patienten gezielt zu ihrem Anliegen geleitet werden:
- „Drücken Sie 1“ – für Terminanfragen mit automatischer Ansage und Rückrufoption
- „Drücken Sie 2“ – für alle weiteren Anliegen
- „Drücken Sie 3“ – für Rezeptwünsche oder Ähnliches
- „Drücken Sie 0“ – für eine direkte Verbindung mit dem Praxisteam
Die neue Lösung berücksichtigt die individuellen Anforderungen der Praxis und schafft Strukturen, die sowohl Patienten als auch Mitarbeitenden helfen.
Ein weiterer Vorteil: Durch intelligente Regeln lassen sich nicht automatisierbare und dringende Anliegen gezielt priorisieren. So bleibt der Kopf frei für das Wesentliche – bei gleichzeitig hoher Erreichbarkeit.
Was kostet eine moderne Telefonanlage?
Viele denken bei einer neuen Telefonanlage an hohe Anschaffungskosten oder teure Hardware. Tatsächlich ist die Umstellung auf eine moderne Kommunikationslösung wie 3CX nicht nur technisch sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich attraktiv.
Die realen Kosten im Überblick:
- Einrichtung & Inbetriebnahme: einmalig im unteren vierstelligen Bereich
- Lizenzkosten 3CX: ab ca. 200 €/Jahr (je nach Nutzerzahl)
- Server, Wartung, Hosting: ab ca. 50 €/Monat (inkl. Betrieb und Betreuung)
Wer auf technische Unabhängigkeit und langfristige IT-Strategie setzt, investiert hier sinnvoll – auch im Vergleich zu klassischen Anlagen mit Wartungsverträgen und Leitungsgebühren.
Und was spart man?
Durch automatisierte Prozesse und klare Anrufverteilung lassen sich mehrere Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen. Die Investition zahlt sich schnell aus – durch spürbare Entlastung im Alltag.
Wir entwickeln aktuell eine Erweiterung zur KI-gestützten Voicemail-Auswertung. Die Software erkennt, worum es im Anruf geht – etwa Rezeptwunsch, Rückfrage oder Absage – und stößt direkt erste Arbeitsschritte an.
Das spart Zeit, entlastet das Team und sorgt für mehr Klarheit.
Bleiben Sie gespannt – wir berichten bald.
IT-Lösungen für Arztpraxen – mehr als nur Telefonie
Die Telefonanlage ist Teil eines größeren Ansatzes: Wir entwickeln IT-Lösungen für Ärzte, die echte Entlastung bringen – von der EDV in der Arztpraxis über Praxissoftware für Hausärzte bis zum IT-Support für Arztpraxen.
Als spezialisierter Dienstleister bieten wir IT-Service für Ärzte, der sich an den realen Anforderungen im Praxisalltag orientiert: einfache Bedienung, hohe Verfügbarkeit, geringe Ausfallzeiten – und skalierbar mit dem Wachstum Ihrer Praxis.
Auch die Integration mit bestehender Arztpraxis-Software oder neuen EDV-Systemen für medizinische Einrichtungen ist für uns selbstverständlich. Wir sorgen dafür, dass alles zusammenpasst – technisch wie organisatorisch.
Fazit: Telefonie muss nicht stressen – sie kann entlasten
Mit unserer Erfahrung als IT-Dienstleister für medizinische Einrichtungen setzen wir auf Lösungen, die sich nahtlos in den Alltag integrieren lassen. Eine 3CX-Telefonanlage ist nicht nur kosteneffizient, sondern auch technisch flexibel und zukunftssicher – insbesondere im Zusammenspiel mit bestehenden Praxisprozessen.
Wir helfen dabei, Technologie verständlich zu machen, individuelle Anforderungen umzusetzen und Ihre digitale Infrastruktur auf das nächste Level zu bringen.
