Meine Erfahrung mit anderen Dienstleistern
Ein facettenreicher Einblick in die Zusammenarbeit mit verschiedenen IT-Dienstleistern für Arztpraxen bietet sich besonders in realen Kundensituationen. Heute möchte ich meine Beobachtungen und Meinungen teilen, wobei ich betonen möchte, dass dieser Text keinesfalls eine explizite Verurteilung anderer Dienstleister sein soll, sondern vielmehr auf meinen Erfahrungen beruht und meine persönliche Ansicht widerspiegelt.
Der erste Tag der Migration
Kürzlich hatte ich das Vergnügen, die IT-Infrastruktur einer Arztpraxis zu betreuen. Ein wichtiger Schritt dabei war die Migration der Arztsoftware von einem betagten Server auf neue, von mir eingerichtete Hardware. Die Migration wurde vom IT-Dienstleister des Herstellers der Praxissoftware durchgeführt. Das Problem: Selbst nach zwei Tagen war die Software nicht vollständig umgezogen.
Am ersten Tag konzentrierte sich der Dienstleister ausschließlich auf das Kopieren der Daten von einem Server auf den anderen – ein klassischer Fall von unzureichender EDV-Planung in der Arztpraxis. Dabei traten Fehler auf. Nicht dokumentierte manuelle Migrationsschritte führten dazu, dass Details vergessen wurden und sich eine zeitaufwendige Fehlersuche anschloss, die vom Kunden zu bezahlen war.
Es sei jedoch positiv anzumerken, dass die Gelegenheit genutzt wurde, um direkt ein Softwareupdate der Arztpraxis-Software durchzuführen.
Der zweite Tag war noch schlimmer
Am zweiten Tag verbrachte der Kollege viele Stunden damit, die Client-Rechner der Arztpraxis einzurichten. Der Zeitaufwand betrug je Rechner zwischen 45 Minuten und 1,5 Stunden. Wieder wurden unzureichend dokumentierte Schritte ausgeführt, die weitere Verzögerungen verursachten.
Ein Beispiel: Die manuelle Installation von Netzwerkdruckern in der Arztpraxis – ohne vorherige Absprache – verursachte zusätzlichen Aufwand. Dennoch gelang es mir, einige Konfigurationen der Drucker effizient über Gruppenrichtlinien (GPO) durchzuführen.
Allerdings stieß ich auf Widerstand, als es darum ging, weitere notwendige Benutzereinstellungen erklärt zu bekommen, z. B. die Integration von Arztbriefen über ein Word-Makro in die Praxissoftware.
Alles nur Kalkül?
Diese Situation wird durch die Weigerung des Herstellers, benutzerbezogene Einstellungen als Gruppenrichtlinien bereitzustellen, weiter kompliziert. Das bedeutet: Jeder Benutzer muss händisch konfiguriert werden. In einer Arztpraxis mit 10 Mitarbeitenden und 7 Geräten ergibt das 70 manuelle Schritte.
Die vom Hersteller empfohlene Lösung, einen gemeinsamen Benutzer für alle zu verwenden, ist aus datenschutzrechtlicher Sicht höchst problematisch. Ein solcher Umgang mit Benutzerrechten in der Arztpraxis-IT ist nicht nur unprofessionell, sondern auch nicht DSGVO-konform – besonders in einem Umfeld, das mit sensiblen Gesundheitsdaten arbeitet.
Scripten bitte!
Die rudimentären Skripte des Kollegen führten während der Migration zu Bugs und Instabilitäten. Diese Erfahrung unterstreicht die Bedeutung durchdachter und getesteter IT-Automatisierung in Arztpraxen.
Vollständige Skripte machen EDV-Migrationen effizienter und verhindern Fehler, die sonst hohe Folgekosten verursachen können. Gerade im Bereich der IT für Ärzte sollten automatisierte Prozesse der Standard sein.
Nur ein Vorschlag
Ich empfehle dringend, alle Migrationsarbeiten in der Arztpraxis zu scripten. Der initiale Aufwand ist gering im Vergleich zum Nutzen: weniger Fehler, schnellere Umsetzung, und größere Unabhängigkeit für die Praxis selbst.
Lokale Administratoren könnten mit den richtigen Tools und Anleitungen viele Aufgaben eigenständig umsetzen – etwa die Einrichtung neuer Rechner oder die Einbindung von Geräten in das EDV-System der Arztpraxis. Das spart nicht nur Kosten, sondern stärkt auch das Vertrauen in die eigene Infrastruktur.
Es liegt nahe, dass Dienstleister absichtlich auf vollständige Automatisierung verzichten, um die Abhängigkeit der Arztpraxis vom Hersteller-Support aufrechtzuerhalten. Das schadet langfristig der Flexibilität und Effizienz der Praxis.
Fazit
Durch unvollständige Dokumentation, manuelle Schritte und fehleranfällige Skripte entsteht eine Situation, in der der Kunde dauerhaft auf den Herstellersupport angewiesen ist. Die eigene IT in der Arztpraxis bleibt dadurch starr und schwer anpassbar.
Ein professioneller IT-Dienstleister sollte IT-Migrationen für Arztpraxen nachvollziehbar, dokumentiert und automatisiert umsetzen. Das schützt vor Abhängigkeit und ermöglicht langfristig sicheres, effizientes Arbeiten – auch unter Berücksichtigung aller Datenschutzrichtlinien in medizinischen Einrichtungen.
Ich rate jeder Praxis: Bestehen Sie auf transparenten Abläufen, lassen Sie sich Automatisierungen erklären – und machen Sie sich unabhängig von intransparenten Dienstleistern.
