Teure Standardlösungen vs. bedarfsorientierte IT: Ein E-Mail-Praxisbeispiel

Viele kleine Unternehmen und Praxen kennen diese Situation: Man hat ein konkretes Problem – zum Beispiel eine veraltete E-Mail-Infrastruktur – und bekommt ein großes „Rundum-Sorglos-Paket“ angeboten, das eher nach Konzern als nach zehn Mitarbeitenden klingt. Technisch wirkt das oft beeindruckend, finanziell aber wie ein Fass ohne Boden.

Genau so einen Fall haben wir vor Kurzem begleitet. Er zeigt sehr deutlich, wie groß die Lücke zwischen Standardangeboten und tatsächlichem Bedarf sein kann – und wie viel Geld sich mit einer ehrlichen Bedarfsanalyse sparen lässt.

Fallbeispiel: 10 Postfächer, Angebot im Konzernformat

Unser Kunde ist ein kleiner Unternehmer mit zehn E-Mail-Postfächern an verschiedenen Standorten. Die Anforderungen waren eigentlich überschaubar:

• E-Mails sollen zuverlässig funktionieren
• DSGVO muss eingehalten werden
• Datenhoheit soll gewahrt bleiben
• Die Lösung muss finanziell zum Unternehmen passen

Ein externer Anbieter machte folgendes Angebot: Ablösung der alten Exchange-Struktur inklusive Migration in die Office-365-/Exchange-Cloud. Komplett-Paket, „schlüsselfertig“.

Die Zahlen:

• Einmalige Kosten für die Erstumstellung: > 3.500 €
• Laufende Kosten: ca. 650 € pro Monat (netto)

Rechnet man das über fünf Jahre:

• 650 € × 60 Monate = 39.000 €
  • mindestens 3.500 € Einmalkosten
• = über 42.500 € Gesamtkosten in fünf Jahren

Für zehn Postfächer. Der Unternehmer hat zu Recht nachgerechnet und sich gefragt: „Brauchen wir das wirklich?“

Was steckt hinter solchen Angeboten?

Solche Angebote sind nicht automatisch „falsch“. Sie sind oft an Standards aus größeren Umgebungen angelehnt. Für Konzerne oder sehr komplexe Strukturen können sie sinnvoll sein.

Im konkreten Fall war der Bedarf aber deutlich kleiner:

• Nur 10 Mailboxen, kein großer Verbund
• Keine komplizierten Rollen- und Rechtekonzepte
• Keine weltweiten Standorte
• Fokus: DSGVO, Zuverlässigkeit, Datenhoheit

Typische Probleme solcher Standardpakete:

• Es wird vom Produkt, nicht vom Bedarf gedacht: „Wir haben dieses Paket – wer will es haben?“
• Es werden Konzernlösungen auf kleine Unternehmen übertragen, obwohl die Anforderungen ganz andere sind.
• Die langfristigen Kosten werden in monatlichen Raten versteckt, statt transparent über mehrere Jahre durchgerechnet zu werden.

Unser Ansatz: Bedarfsorientiert statt Paket-Zwang

Wir sind mit dem Kunden systematisch durchgegangen, was wirklich benötigt wird:

• Welche Funktionen werden konkret gebraucht – und welche nicht?
• Welche rechtlichen Anforderungen gelten wirklich?
• Wo sollen die Daten liegen, wer darf worauf zugreifen?
• Welches Budget ist sinnvoll – ohne an der falschen Stelle zu sparen?

Auf dieser Basis haben wir eine Alternative empfohlen, die:

• DSGVO-konform ist
• Datenhoheit gewährleistet
• technisch stabil und wartbar bleibt
• zur Größe des Unternehmens passt

Wichtig dabei: Man könnte spontan denken, dass eine individuell geplante Lösung und eine ausführliche Beratung die einmaligen Kosten in die Höhe treiben. In der Praxis ist es genau umgekehrt:

• Unsere einmaligen Kosten liegen nicht höher, sondern deutlich niedriger als im ursprünglichen Angebot.
• Der Kunde erhält trotzdem viel Leistung: saubere Planung, klare Struktur, verständliche Dokumentation und eine Lösung, die er wirklich versteht.

Statt den Kunden in ein teures Vollservice-Paket zu drücken, setzen wir auf begleitete Eigenleistung:

• Wir stellen strukturierte Leitfäden bereit
• Wir erstellen leicht verständliche Videoanleitungen
• Wir begleiten die Migration, ohne jeden Handgriff künstlich zu „monetarisieren“

So spart der Kunde Dienstleistungsstunden, ohne mit der Technik allein gelassen zu werden.

Finanziell sieht das so aus:

• Gesamtkosten für Einrichtung, Begleitung und Betrieb über fünf Jahre: deutlich unter 10.000 €

Selbst wenn wir mit 10.000 € rechnen, ergibt sich:

• Ursprüngliches Paket: ca. 42.500 €
• Bedarfsorientierte Lösung: max. 10.000 €
• Ersparnis: über 32.000 € in fünf Jahren

Und das bei einem Setup, das genau auf den Bedarf zugeschnitten ist.

Wie lässt sich fair vergleichen?

Für viele Inhaber:innen ist es schwierig, IT-Angebote zu vergleichen. Ein paar Leitfragen helfen, ein Gefühl zu bekommen:

„Brauchen wir das wirklich?“

• Sind die angebotenen Funktionen für Ihren Alltag relevant – oder klingen sie nur „modern“?
• Wieviel davon werden Ihre Mitarbeitenden real nutzen?

„Was kostet das über 5 Jahre?“

• Nicht nur auf den monatlichen Betrag schauen.
• Einmalige Kosten + laufende Kosten × 60 Monate = ehrliches Bild.
• Hier trennt sich oft die sinnvolle Lösung vom Luxuspaket.

„Was heißt das konkret für kleine Unternehmen und Praxen?“

• Kleine Strukturen brauchen meist robuste, überschaubare Systeme, keine Enterprise-Architektur.
• Oft lassen sich mit überschaubarem Lizenz- und Wartungsaufwand Lösungen bauen, die fachlich genauso gut passen.

„Wie transparent wird beraten?“

• Stellt der Dienstleister viele Fragen zu Ihrem Alltag – oder verkauft er ein Standardpaket?
• Werden Alternativen mit Vor- und Nachteilen erklärt?
• Wird klar benannt, wo Sie Eigenleistung einbringen können, um Kosten zu sparen?

Fazit: Gute IT muss nicht maximal teuer sein

Unser Beispiel zeigt: Das Problem sind nicht moderne Technologien an sich, sondern der reflexartige Griff zu Standardpaketen, die am Bedarf vorbeigehen. Für zehn Postfächer braucht es keine Konzernlösung mit fünfstelligen Gesamtkosten.

Gute IT-Beratung heißt aus unserer Sicht:

• Bedarf verstehen, statt nur Lizenzen zu verteilen
• Kosten ehrlich über mehrere Jahre rechnen
• Lösungen so bauen, dass sie zur Größe, Arbeitsweise und Verantwortung des Unternehmens passen

Wenn Sie unsicher sind, ob ein Angebot wirklich zu Ihnen passt, lohnt sich ein zweiter Blick – insbesondere dann, wenn monatliche Beträge harmlos wirken, die Summe über fünf Jahre aber eine ganz andere Sprache spricht.